Wie eine Gruppe gut funktioniert

In den meisten Gruppen ist der Sekretär der wichtigste Dienstfreiwillige.
Wie andere Gruppendiener sollte auch der Sekretär/die Seketärin aktiv im Zwölf-Schritte-Genesungsprogramm arbeiten und abstinent sein.
Andere Erfahrungen mit Gruppendienst sind auch von Vorteil, bevor man diese Aufgabe angeht.
Der Sekretär koordiniert Gruppenaktivitäten und kann gelegentlich andere Dienstträger vertreten.
Er kann Arbeitsmeetings einberufen und dabei den Vorsitz führen.
Wenn nicht andere Dienstbeauftragte oder Komitees einige dieser besonderen Aufgaben innehaben oder der Sekretär sie an andere Gruppenmitglieder delegiert, umfasst seine Zuständigkeit folgende Bereiche:

• für das Aufschließen des Meetingsraumes und/oder die Vorbereitung des Meetings sorgen
• wichtige OA-Aktivitäten und Veranstaltungen bekannt geben und die ganze Gruppe über Entscheidungen des Arbeitsmeetings informieren
• die Listen mit Namen, Wohnort und Telefonnummern von Gruppenmitgliedern aufbewahren, die zeigen, wer Sponsor ist,wer einen Sponsorplatz frei hat und wer neu dabei ist und in der folgenden Woche einen Anruf erhalten sollte
• über die OA-Aktivitäten auf Weltdienst-, Regions- und DDOA-Ebene Bericht erstatten
• einen Literaturbeauftragten, der einen Vorrat an Literatur bereithält, ernennen (oder von der Gruppe wählen lassen)
• darauf achten, dass der Meetingsraum nach jedem Meeting in ordentlichem Zustand hinterlassen wird
• alle nötigen Wahlen durchführen
• Anrufe bei Neuen und Hilfe im Zwölften Schritt veranlassen
  (falls es für diese besonderen Aufgaben keinen Beauftragten für den Zwölften Schritt gibt)
• sicherstellen, dass die Miete für das Postfach der Gruppe bezahlt wird.
  (Gruppen haben festgestellt, dass eine leichter zugängliche Adresse besser zu verwalten ist, als die eines Mitglieds oder des Meetingsraums.)
  Beachte: Literaturbestellungen werden nicht an ein Postfach geschickt
• darauf achten, dass die Miete für den Gruppenraum bezahlt wird
• OA-Geburtstage aufzeichnen, wenn die Gruppe das wünscht. Geburtstage werden für jedes Jahr dauerhafter Abstinenz gefeiert
• dem Kassenwart beim Zählen und Eintragen der Sammlung jedes Meetings in das Kassenbuch helfen und die Belege der Gruppe gegenzeichnen
• für eine Anschlagtafel zum Aushängen von OA-Mitteilungen und – Bekanntmachungen sowie Ankündigungen verwandter Aktivitäten sorgen
• für einen sicheren Aufbewahrungsort der Gruppenunterlagen sorgen
• dafür Sorge tragen, dass die zuständige Intergruppe von Meetingsortsänderungen und anderen Gruppeninformationen erfährt
• sich darum bemühen, dass die Dienste besetzt sind und dass in den vorgegebenen Abständen Neuwahlen stattfinden
• alles tun, was sonst noch getan werden muss.

Viele Gruppen haben es hilfreich gefunden, wenn der scheidende Sekretär ein paar Wochen Co-Sekretär bleibt, um dem neu gewählten Sekretär beizustehen.

Der neue Sekretär sollte auf Folgendes hingewiesen werden:

Die Gruppenregistrierungsinformationen sind auf dem neuesten Stand zu halten. Es ist nötig, den DDOA über alle Meetingsveränderungen zu informieren (immer unter Verwendung eurer Gruppennummer) wie z. B. Zeit, Ort, Telefonnummer der Kontaktperson und des Sekretärs. Gruppenregistrationsformulare sind beim OA-Büro oder als Download auf www.overeatersanonymous.de erhältlich. Auf der Webseite ist es auch möglich, eine Gruppe direkt online zu registrieren oder die Gruppendaten zu ändern. Korrekte Unterlagen ermöglichen es dem Weltdienstbüro und anderen Dienststellen, Informationen an eure Gruppe weiterzugeben und die zu informieren, die sich nach Meetings in eurer Gegend erkundigen.
Die Lektüre dieses Handbuchs ist wesentlich.
Viele Gruppenprobleme können dadurch gelöst werden, dass man das OA-Gruppenhandbuch, die Broschüre „Die Zwölf Traditionen von OA und eine Erklärung“ (DIN-A5-Heft, 16 Seiten) und die AA-Bücher liest.

Geschäftstransaktionen (z. B. bei der Bank) und Literaturbestellungen sind von ihm durchzuführen, wenn die Gruppe noch keinen Kassenwart oder Literaturbeauftragten hat.